Kilpailujen järjestämisen ohjeet jäsenstudioille

Mahtavaa, että olet kiinnostunut järjestämään Suomen Tankotanssiliiton alaisen kilpailun POSAn säännöillä! Lue tällä sivulla olevat ohjeet niin tiedät kuinka järjestät liiton alaisen tapahtuman.

Liiton tapahtuman järjestävän tahon tulee olla rekisteröitynyt liiton alueseuraksi ja seuralla on oltava voimassa oleva seuralisenssi.

Studiokilpailuhaku järjestetään kerran vuodessa huhtikuussa. Tällöin haettavana on kuluvan vuoden syksyn kilpailut, sekä seuraavan vuoden kevään kilpailut. Haku tapahtuu täyttämällä studiokilpailuiden hakulomake (Google forms). Vastaa kaikkiin kysymyksiin huolellisesti ja tarvittaessa pyydä apua etukäteen studiokilpailukoordinaattorilta (studiokilpailut@tankotanssi.fi). Mikäli hakuvaiheessa ilmoitettuihin tietoihin tulee muutoksia, tulee niistä tiedottaa liittoa studiokisat@tankotanssi.fi vähintään kuukausi ennen tapahtumaa.

Kilpailuun haettaessa tulee olla tiedossa seuraavat asiat

• TANGOT: Kilpasarjan kisoissa mielellään X-Pole 45mm, mutta muitakin tankoja hyväksytään. Tangon vapaa korkeus studiokisoissa on vähintään 3 metriä ja enintään 4 metriä. Mikäli tangot ovat yli 4 metriä korkeat, tulee tankoon merkitä teipillä 4 metrin korkeus rajaksi. Suosittelemme kiinteitä tankoja, mutta myös lavatankojen käyttöä voidaan tilannekohtaisesti harkita.
• ALUSTA: Alustan tulee olla lajiin soveltuva esim. laminaatti, parketti, muovimatto tai tanssimatto. Tatamin käyttö tanssimaton alla on suositeltavaa.
• LAVA JA LAVAN KOKO: Huomioi riittävä liikkumatila tankojen ympärille – matalan kynnyksen kilpailuissa mielellään vähintään 2 metriä joka suuntaan tangoista, mahdollisuuksien mukaan enemmän. Tankojen välinen etäisyys noin 3 metriä, mutta 2,50–3,25 metriä on hyväksytty studiokilpailuissa.

Tarkemmat ohjeet kilpailujen järjestämiseen löydät alta.

Kilpailujen järjestäminen

Liiton vastuut studiokisojen järjestämisestä

Liitto vastaa ennen kisaa ja kisojen jälkeen seuraavista asioista:

• Kilpailun tiedottaminen ja mainostus liiton kanavissa
• Kilpailijoiden ilmoittautumisten kerääminen. Liitto toimittaa kilpailijalistan järjestävälle studiolle ennen kilpailua.
• Liitto tarkastaa ilmoittautumisen yhteydessä, että jokaisella kilpailijalla on kilpailuoikeus siihen sarjaan, johon kilpailija on ilmoittautunut.
• Liitto tarkastaa ennakkoon Puhtaasti ja Reilusti Paras -koulutussuoritukset kilpailijoilta ja valmentajilta, jotka ovat suorittaneet koulutukset ennakkoon. Liitto merkitsee kilpailijalistaan ne kilpailijat ja huoltajat, joiden koulutussuoritus tulee tarkastaa kilpailutapahtumassa studion toimesta.
• Kilpailun aikataulutus yhteistyössä järjestävän seuran kanssa
• Tuomaripaneelin järjestäminen kilpailuun
• Musiikkien lähettäminen studiolle
• Kunniakirjat
• Mitalit (liitto toimittaa mitalit vain kv-kisoihin karsiville sarjoille karsintakisoissa. Muihin kisoihin / sarjoihin liitto ei toimita mitaleita)
• Tulosten julkaisu kilpailun jälkeen

Järjestävän seuran vastuut studiokisoissa

Kilpailijakirjeeseen lisättävistä asioista tulee tiedottaa liittoa sähköpostitse studiokisat@tankotanssi.fi kilpailun ilmoittautumisajan päättymiseen mennessä. Tämän lisäksi varmistathan viimeistään viikko ennen kilpailuja, että kaikki alla olevat kohdat on otettu huomioon:

• Kilpailun aikataulutus yhteistyössä liiton kanssa
• Ensiapu (kts. Lisätietoa alla)
• Tapahtumapaikan järjestelyt
  • Pukuhuoneet
  • Äänentoisto ja teostomaksut
  • Tangot ja putsausvälineet
  • Tuomareille pöydät ja tuolit
  • Tuomarilomakkeiden ja kilpailun aikataulun tulostus
• Yleisöliput ja -istumapaikat
• Avustajat ja heidän ohjeistus
• Järjestyksenvalvonta tarvittaessa
• Palkinnot (kts. Lisätietoa alta)
• Kilpailijoiden ilmoittautuminen kilpailupaikalla
• Järjestävä studio tarkastaa Puhtaasti ja Reilusti Paras koulutusten suoritukset niiltä valmentajilta ja kilpailijoilta, jotka eivät ole suorittaneet koulutusta etukäteen. Nämä henkilöt on merkattu selkeästi liiton toimittamaan kilpailijalistaan. Mikäli henkilö ei ole suorittanut koulutuksia kilpailupaikalle saapuessaan, ohjataan hänet suorittamaan verkkokoulutukset kilpailupaikalla ennen urheilijan kilpailusuoritusta.

Tapahtuman järjestäjän vastuut ennen kilpailupäivää

Yleistä

Studiokisoissa studio toimii pääjärjestäjänä ja voi markkinoida tapahtumaa omissa somekanavissaan tai esim. Facebook-tapahtumana. Liitolta saa halutessaan apua lehdistötiedotteisiin ja julisteisiin. Sovi liiton kanssa kuka tiedottaa mistä, jotta viestintä on mahdollisimman selkeää ulospäin.

Kilpailuun osallistujilta kerätään osallistumismaksu. Osallistujat maksavat osallistumismaksun ilmoittautumisen yhteydessä Suomisportissa. Paikallinen järjestäjä laskuttaa liitolta 80% osallistumismaksusta. Laskutusohjeen saat studiokilpailukoordinaattorilta. Liiton veloittamat osallistumismaksut ovat verottomia.

Paikallinen järjestäjä vastaa tapahtuman ensivalmiudesta sekä tarvittaessa vastuuvakuutuksesta, mikäli toiminta ei kuulu Tuplaturva-vakuutuksen piiriin.

• Mahdollisessa Tuplaturvavakuutuksen korvaamassa asiassa omavastuu veloitetaan kilpailun järjestäjältä. Tuplaturva-vakuutus on liiton etu jäsenseuroilleen. Tapahtumajärjestäjä vastaa tapahtumapaikan vakuutuksista, sekä oman toimintansa vastuuvakuutuksista siltä osin kun tapahtuman toiminta ei ole tuplaturvan alaista. Liitto ei vastaa esimerkiksi tapahtumapaikan vaurioista yms.

Tapahtuma tulee järjestää liiton eettisiä sääntöjä ja muita toimintaohjeita noudattaen.

Kilpailut järjestetään vain, jos kilpailuun on vähintään 15 ilmoittautunutta osallistujaa. Maksimimäärä sovitaan liiton kanssa erikseen.

Aikataulutus

Sovi liiton kanssa alustava aikataulu, jossa on varattu riittävästi aikaa sekä kenraaliin, että varsinaiseen kilpailuun ja palkintojenjakoon. Kilpailun pituuteen vaikuttaa kilpailijoiden maksimimäärä.

Kilpailupäivän aikataulu etenee yleensä seuraavasti: kilpailijat saapuvat kisapaikalle, tankotestaus, päätuomarin pitämä pakollinen kilpailijakokous, kilpailu alkaa, kilpailijoille pakollinen palkintojenjako, kilpailu päättyy.

Kenraaliin/tankojen testaukseen varataan riittävästi aikaa ennen varsinaista kilpailua. Kilpailijoille ei välttämättä tarvitse varata aikaa käydä koko kisakoreota läpi. Huolehdi, että ennen kenraalia jonkun pitää olla avaamassa ovet, auttamassa kilpailijoita ja mahdollisesti valvoo ja kellottaa kenraalin, etteivät kilpailijat ylitä omaa aikaansa. Tyypillinen kenraaliaika on vähintään 3 minuuttia / kilpailija.

Kilpailun lopullisen aikataulun suunnittelee ja laskee liitto siten, että kutakin suoritusvuoroa varten lasketaan esiintymisaika + 3 minuuttia tankojen puhdistamiseen ja pistelaskuun. Mikäli kilpailun kesto on yli 3 tuntia, tulee kilpailuun järjestää tuomareita ja avustajia varten vähintään 20 min tauot per 3 h ja yksittäisen sarjan suoritukset on suoritettava saman 3 tunnin jakson aikana. Mikäli sarjassa on enemmän kuin 24 kilpailijaa, tulee kilpailijat jakaa 2 eri ryhmään ja ryhmät sijoittaa omaan 3 h jaksoonsa.

Kun saat tarkan aikataulun ja kilpailujärjestyksen, tiedota siitä myös avustajiasi ja varmista, että he tietävät tehtävänsä kisapäivänä. Tulosta aikataulu ja kilpailujärjestys avustajille, kilpailijoiden valmistautumistiloihin sekä tuomaripöydälle.

Yleisöliput ja myyntipisteet

Paikallinen järjestäjä voi myydä lippuja esimerkiksi omilla nettisivuillaan tai liiton kautta lippu.fi-sivustolla. Lippu.fi-sivuston kautta myydyistä lipuista peritään komissio ja kaupan kulut 20%. Järjestävä seura laskuttaa 80% lipunmyyntituloista liitolta tapahtuman jälkeen. Laskutusohjeet saat studiokisakoordinaattorilta. Lipunmyynti sisältää voimassa olevan arvonlisäveron. 

Huomioithan, että 1 valmentaja tai huoltaja per kilpailija pääsee kaikkiin kilpailuihin ilmaiseksi liiton lisenssillä.

Tapahtuman mahdollinen taustamainos (liitto toimittaa) on liiton toimintaa ja sen mainokset ovat liiton tuottoa.

Tapahtuman paikallisissa mainoksissa (julisteet yms) tulee olla liiton logo esillä. Tutustu logon käyttöön. 

Liitolla on oikeus tuoda tapahtumaan 3 myyntipistettä veloituksetta omille yhteistyökumppaneilleen. Järjestäjä voi myydä tapahtumaan myyntipisteitä omiin nimiinsä. Huomioi, että mainostettavat kumppanit eivät saa olla ristiriidassa liiton pääkumppanien kanssa – varmista asia liitosta ennen kilpailua sähköpostitse lajivastaava@tankotanssi.fi.

Kilpailutilat

• Jokaisella kilpailijalla (soolo ja duot) on oikeus tuoda tapahtumaan vain yksi huoltaja tai valmentaja. Ryhmät saavat tuoda kilpailuun yhden huoltajan tai valmentajan / ryhmä.
• Kilpailijat tarvitsevat pukuhuoneet, peseytymistilat ja riittävät mahdollisuudet lämmittelyyn.
• Kilpailunjärjestäjä on velvollinen varaamaan tilan doping–testausta varten. Testeihin tarvitaan kilpailupaikan välittömässä läheisyydessä oleva erillinen tila, jossa on wc. Mikäli SUEK:in testaajat saapuvat paikalle, tulee kilpailunjärjestäjän osoittaa heille tila ja avustaa testaajia heidän toiveidensa mukaan (mm. kilpailijalistat, tulokset). Kilpailunjärjestäjän tulee varautua myös siihen, että testiryhmä tarvitsee täysi-ikäisiä henkilöitä dopingtestin saattajiksi toimimaan osana testiryhmää. Tutustu myös SUEKin ohjeeseen kilpailunjärjestäjille.
• Yleisön ja kilpailusuoritusten välissä tulee olla vähintään riittävä turvaetäisyys. Suositus on, että yleisön ja tuomariston välissä on vähintään 3m väliä. Yleisön pääsy turva-alueelle on estettävä ja kilpailun järjestäjän/järjestyksenvalvonnan tulee valvoa turvaetäisyyden riittävyyttä.
• Tapahtuman järjestäjän tulee huomioida kilpailutapahtumissa toimet, joilla pyritään poistamaan ylimääräiset riskit loukkaantumista ja tapaturmista:
  • Käytettävän välineistön tulee olla laadukkaasti valmistettua ja käyttötarkoitukseen soveltuvaa.
  • Suorituspaikkojen tulee olla puhtaita liasta, hiekasta pölystä, nesteistä jne, jotta minimoidaan liukastumisvaara.
• Kilpailun päätuomarilla on aina oikeus keskeyttää suoritus tai koko kilpailu, mikäli suoritus vaarantaa urheilijan terveyden tai mikäli suorituspaikka/-välineistö ei ole riittävän turvallista ja kilpailutarkoitukseen soveltuvaa. Päätuomarilla on myös oikeus keskeyttää urheilijan suoritus selvän ja tavallista suuremman loukkaantumisriskin vuoksi, mikäli urheilija ei kykene riittävällä tasolla itse arvioimaan suorituskykyään.
• Mieti ja järjestä tuomaripöydät ja tuolit, sähkönsaanti tuomaripöydälle sekä riittävä valaistus. Tuomaripöytään tarvitaan pistokepaikka jokaista tuomaria varten.  Varaa riittävästi pöytätilaa, että siihen mahtuu koko tuomaripaneeli. Tuomaripaneelin koon saat tuomarikoordinaattorilta.

Ensiapu

• Liiton toiminnan alaisissa tapahtumissa tapahtuman ensiavun järjestäminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Vakavissa tapauksissa muista aina hälyttää apua 112.
• Liiton suositus on, että jokaisessa kilpailutapahtumassa on paikalla vähintään yksi EA1-kortin omaava henkilö tai terveydenhuollon ammattilainen. Liiton SM-tapahtumissa on aina paikalla sairaan- tai ensihoitaja tai lääkärikoulutuksen omaava henkilö.
• Kilpailujärjestäjälle on suositeltavaa hankkia kilpailupaikalle perusensiapuvalmiuksia kuten kylmäpusseja/-spray, laastareita ja sidetarpeita, desinfiointiainetta, painesiteitä jne. Tapahtuman järjestämisessä on hyvä myös huomioida tapahtumapaikan tarjoamat välineet ja niiden sijainti – esimerkiksi paarit, defibrillaattori jne.
• Varmistathan ensi–apuhenkilön ja ensi–aputuotteet kilpailupaikalle jo ennen kilpailupäivää.
• Mahdollisista tapaturmista kilpailun aikana tulee tiedottaa aina lajivastaavaa. Pienemmissä tapaturmissa voit ilmoittaa tapahtuneesta forms-lomakkeen kautta tai sähköpostitse lajivastaava@tankotanssi.fi. Isommissa tapaturmissa tai onnettomuuksissa päätuomari tai kilpailun järjestäjä on yhteydessä lajivastaavaan puhelimitse heti, kun tilanne sen sallii.

Tanko- ja lavatiedot

Tarkista, että kilpailuhaussa ilmoitetut tanko- ja lavatiedot pitävät edelleen paikkansa. Muutoksista tulee infota studiokisat@tankotanssi.fi vähintään kuukausi ennen tapahtumaa.

Järjestäjän vastuulla on myös varmistua, että käytettävät lajivälineet ovat ammattitaidolla valmistettuja ja riittävän vahvoja rakenteeltaan kestämään suoritusten aiheuttama rasitus.

Varaa riittävästi tankojen puhdistusaineita ja materiaaleja, sekä moppi ym. lattian puhdistukseen. Varaa paikalle myös tankojen säätötyökalut sekä A-tikapuut. Kenraaliharjoitusten ja aina 24 kilpailijan jälkeen tulee kaikki tankojen kiinnitykset kiristää varmuudeksi.

Kilpailun tuomareilla on oikeus perua kilpailu, mikäli kilpailun välineet eivät täytä vaatimuksia kilpailun turvalliseen läpivientiin.

Musiikki ja äänentoisto

• Riittävä äänentoisto, johon saa tietokoneen kytkettyä. Kilpailussa tarvitset oman avustajan tähän tehtävään.
• Kilpailijoiden kisabiisit lähetetään kilpailun järjestäjälle ennen kilpailua päätuomarin toimesta
• Kilpailijat suorittavat tankotestauksen ilman kisamusiikkia.

Avustajat

Liitto on sitoutunut järjestämään kilpailuun tuomariston, mutta muut avustajat tulevat järjestävän studion puolesta.

Suositusmäärä avustajia per tehtävä on minimissään:

• 2 tankojen puhdistajaa,
• 1-2 yleisavustajaa,
• 1 musiikkivastaava,
• vähintään 1 ensi-apuvastaava,
• 1 tankotestauksesta vastaava kellottaja (voi olla sama kuin yleisavustaja),
• 1 juontaja, joka kutsuu kilpailijat lavalle.

Huolehdithan, että joku avustajista, esimerkiksi yksi yleisavustajista, huolehtii kunniakirjojen kirjoittamisesta. Ohjeet kunniakirjan kirjoittamiseen saa kisapaikalla päätuomarilta ennen kilpailun alkua.

Mikäli kilpailijamäärä on yli 12, on 1-2 lisäavustajan käyttäminen suositeltavaa avustajien työtaakan jakamiseksi.

Studio voi halutessaan hankkia paikalle valokuvaajan tai videokuvaajan. Huomaathan, että studio on velvollinen toimittamaan liitolle kuvia kilpailusta (ks. alla). 

Huolehdi, että avustajat ovat tietoisia kilpailun aikataulusta ja omista tehtävistään.

Palkinnot

Studiokisoissa liitto toimittaa kilpailijoille kunniakirjat. Studiot voivat halutessaan hankkia palkinnot top 3 kilpailijoille, mutta se ei ole pakollista. Muut palkinnot kuin mitalit tai pokaalit, kuten yhteistyökumppaneiden lahjoittamat palkinnot tulee hyväksyttää etukäteen liitolla (lajivastaava@tankotanssi.fi).

Ohjeistukset studiolle kilpailupäivänä ja kilpailun jälkeen

Yleistä

Varmista, että avustajat tietävät tehtävänsä kilpailupäivänä.

Kuvat, videot, livelähetykset julkaistaan ensijaisesti ensin liiton kanavissa.

Haastattelupiste ja kilpailijoiden pisteet

Urheilija saa pisteensä tietoon sähköisestä Difficulty sheetistään välittömästi suorituksen pisteytyksen jälkeen. Lisäksi kilpailuissa voi olla haastattelupiste (“Kiss n Cry”), jossa odotellaan pisteiden julkaisua (esim. SM-kilpailut).  Mikäli kilpailuissa on haastattelupiste, pyydämme huolehtimaan siitä, että urheilijalla on mahdollisuus myös kieltäytyä haastattelusta. 

Haastattelupisteelle urheilijan kanssa tulee ensisijaisesti hänen kilpailuihin ilmoittamansa lisenssillinen huoltaja/valmentaja. Tämän puuttuessa on mahdollista, että tukena on joku muu kisapassillinen tukihenkilö. Suositus on, että haastattelupisteelle tulee urheilijan lisäksi korkeintaan vain yksi (1) henkilö. 

Palkintojenjako ja tulosten julkaisu

Tulokset julkaistaan liiton toimesta, ellei erikseen ole muuta sovittu.

Palkintojenjako voidaan järjestää aikataulun mukaan joko kilpailupäivän päätteeksi tai ajan salliessa esimerkiksi kahdessa osassa: ensimmäinen ennen taukoa ja toinen päivän päätteeksi.

Kaikki ko. palkintojenjaossa mukana olevat urheilijat tulevat lavalle tai muuhun sille osoitetulle paikalle palkintojenjaon alussa. Lavalla haetaan kunniakirjat ja mahdolliset palkinnot (karsintakilpailuissa mitalit) sijoille 3., 2., ja 1. tässä järjestyksessä yksittäin nimi ja seura mainiten.

Harrastetason studiokilpailussa mainitaan pelkät sijoitukset, harrastetason karsintakilpailuissa ja kilpatason kilpailuissa voidaan mainita myös pisteet. 

Kuvan ottamisen jälkeen 1.-3. sijalle sijoittuneet urheilijat siirtyvät takaisin riviin odottamaan seuraavien sarjojen tulosten julkistamista. Huomaathan, että kilpailijalla on oikeus olla kuvassa siten, etteivät omat pisteet näy kunniakirjassa – etenkin niissä kilpailuissa, joissa pisteitä ei liiton puolesta julkaista. Kaikki ko palkintojenjakoon osallistuvat sarjat palkitaan samaa kaavaa noudattaen. Vasta tämän jälkeen urheilijat poistuvat lavalta, jossa jaetaan kunniakirjat 4. sijasta eteenpäin sijoittuneille.

Kilpailun järjestäjiä pyydetään huolehtimaan, että mikäli jossain sarjassa on vain 4 osallistujaa, tämän sarjan palkinnot jaetaan yhdessä jonkun toisen sarjan kanssa. Täten lavalla ei ole tilannetta, että lavalla palkitun kolmikon lisäksi lavalle jää yksi urheilija, jolla ei ole vielä kunniakirjaa.

Liiton alaisissa kilpailuissa ei jaeta muita palkintoja tai kunniamainintoja muilla perusteilla kuin pisteiden mukaiset sijoitukset.

Mikäli kilpailuissa on anti-dopingtestaus, ohjeistavat paikalle tulevat testaajat kisajärjestäjiä. Testiin valitut urheilijat saavat osallistua normaalisti palkintojenjakoon ja kuvien ottamiseen sen jälkeen, mutta he eivät saa poistua testaajan valvonnasta ennen kuin testi on suoritettu.

Kilpailun jälkeen

• Päätuomari toimittaa kilpailun lopputulokset liiton viestinnälle välittömästi kilpailun jälkeen. Liitto tiedottaa kilpailuista ja tuloksista omien kanaviensa kautta.
• Harrastetason studiokilpailuissa liitto ei julkaise kisaajien pisteitä, vaan pelkät sijoitukset. Kaikki kilpailijat saavat tietää omat pisteensä ja ne tulevat näkyviin kilpailijoille jaettaviin kunniakirjoihin, sekä difficulty sheet:iin. Poikkeuksena harrastetason karsintakilpailu, josta julkaistaan pisteet.
• Studiokisoissa toive on, että liitto saisi tiedottamiseen muutaman kuvan kilpailuista. Kuvien ei tarvitse olla ammattilaatuisia, myös hyvät, kännykkälaatuiset kuvat riittävät. Kuvat toimitetaan sähköpostilla linkkinä (Drive, Dropbox, iCloud, …) tai liitteenä osoitteeseen info@tankotanssi.fi.