Kilpailujen järjestämisen ohjeet jäsenstudioille

Lue: tällä sivulla olevat ohjeet
Lataa: Seurakäyttäjän tietosuojaohje
Lataa: Seurakäyttäjän Suomisport
Täytä: Studiokilpailujen hakulomake

Miten järjestän liiton alaisen tapahtuman?

Mahtavaa, olet kiinnostunut järjestämään Suomen Tankotanssiliiton alaisen kilpailun POSAn säännöillä!

Liiton tapahtuman järjestävän tahon tulee olla rekisteröitynyt liiton alueseuraksi ja seuralla on oltava voimassa oleva lisenssi. Yksinkertaistettuna liitto on vastuussa kisaa ennen ja jälkeen tapahtuvista asioista ja seura kisapaikasta ja kisapäivän kulusta. Liitto tiedottaa kilpailuista, sekä ennen että jälkeen kilpailupäivää kanaviensa kautta. Liitto huolehtii ilmoittautumisista, tiedottaa kilpailijoita ja hoitaa kilpailuun tuomaripaneelin, joka huolehtii tulokset liitolle kilpailun jälkeen.

Liitto toimittaa tapahtumaan kaikille kunniakirjat, mutta vain harrastesarjan karsintakisaan sekä SM-kilpailuun tulee mitalit. Paikallinen järjestäjä voi halutessaan lisätä palkintojen määrää omien kumppaniensa kautta. Huomioi, että mainostettavat kumppanit eivät saa olla ristiriidassa liiton pääkumppanien kanssa – tarvittaessa varmista asia liitosta.

Aikataulut laaditaan yhteistyössä järjestävän seuran kanssa.

Muista, että urheilijoiden tulee allekirjoittaa antidopingsopimus viimeistään kolme kuukautta ennen kisapäivää. Suunnittele ja ano kisat hyvissä ajoin. Liitto koostaa seuraavan vuoden kisakalenterin marraskuussa, jolloin viimeistään sovitaan myös studiokisojen ajankohta.

Liitto järjestää haun seuraavan vuoden kilpailun järjestäjistä 1-2 kertaa vuodessa, syksyllä ja/tai keväällä. Hausta tiedotetaan seuroille sähköpostitse, sekä liiton nettisivuilla ja somessa. Muista, että urheilijoiden tulee allekirjoittaa antidopingsopimus viimeistään kolme kuukautta ennen kisapäivää. Suunnittele ja ano kisat hyvissä ajoin.

Kilpailuja haetaan liitosta googleforms lomakkeen kautta, joka jaetaan kisahaun yhteydessä. Vastaa kaikkiin kysymyksiin huolellisesti ja tarvittaessa voit pyytää etukäteen apua sopivien sarjojen ja sääntöjen valintaan. Studiokilpailujen yhteyshenkilönä toimii studiokilpailukoordinaattori studiokilpailut@tankotanssi.fi

Tarkemmat ohjeet löydät alta.

KILPAILUJA SUUNNITELTAESSA

• Varaa kilpailuun käytettävät tilat riittävän pitkäksi aikaa. Sovi liiton kanssa alustava aikataulu, jossa on varattu riittävästi aikaa sekä kenraaliin että varsinaiseen kilpailuun sen mukaan, mikä on sovittu kilpailijoiden maksimimääräksi.
• Varmista tilojen riittävyys. Katso alta: KILPAILIJOIDEN TILAT ja TANKO- JA LAVATIEDOT
• Selvitä, että saat kisoihin riittävän määrän avustajia.
• Huolehdi mahdollisesti tarvittavista viranomaisilmoituksista ja musiikin esitysilmoituksista- ja maksuista sekä järjestyksenvalvonnasta.
• Sovi liiton kanssa kuka tiedottaa mistä ja koska, että viestintä on mahdollisimman selkeää ulospäin.
• Kilpailut järjestetään, jos ilmoittautuneita on vähintään 12 henkeä. Maksimimäärä sovitaan seuran kanssa käytettävien tilojen ja aikataulujen mukaan.

KILPAILUTILAT

• Kilpailijat tarvitsevat pukuhuoneet ja peseytymistilat sekä riittävät mahdollisuudet lämmittelyyn.
• Tapahtuman ensivalmiudesta sekä tarvittaessa vastuuvakuutuksesta, mikäli toiminta ei kuulu Tuplaturva-vakuutuksen piiriin. https://www.olympiakomitea.fi/olympiakomitea/jasenpalvelut/edut-sopimukset-liitoille-seuroille/tuplaturva/
• Mahdollisessa Tuplaturvavakuutuksen korvaamassa asiassa omavastuu veloitetaan kilpailun järjestäjältä. Tuplaturva-vakuutus on liiton etu jäsenseuroilleen.
• Kilpailunjärjestäjä on velvollinen varaamaan tilan mahdollista dopingtestausta varten. Testeihin tarvitaan kilpailupaikan välittömässä läheisyydessä oleva erillinen tila, jossa on wc. Mikäli SUEK:n testaajat saapuvat paikalle, tulee kilpailunjärjestäjän osoittaa heille tila ja avustaa testaajia heidän toiveidensa mukaan (mm. kilpailijalistat, tulokset). Kilpailunjärjestäjän tulee varautua myös siihen, että testiryhmä tarvitsee täysi-ikäisiä henkilöitä dopingtestisaattajiksi toimimaan osana testiryhmää.  SUEKin ohje kilpailunjärjestäjille: https://suek.fi/antidopingtoiminta/dopingvalvonta/ohjeet-kilpailun-jarjestajille/
• Yleisön ja kilpailun suoritusten välissä tulee olla vähintään riittävä turvaetäisyys ja yleisö ei saa olla 3 metriä lähempänä tuomareita. Yleisön pääsy turva-alueelle on estettävä esim. nauhalla ja kilpailun järjestäjän/järjestyksenvalvonnan tulee valvoa turvaetäisyyden riittävyyttä.
• Tapahtuman järjestäjän tulee huomioida kilpailutapahtumissa toimet, joilla pyritään poistamaan ylimääräiset riskit loukkaantumista ja tapaturmista:
  • Käytettävän välineistön tulee olla laadukkaasti valmistettua ja käyttötarkoitukseensa soveltuvaa.
  • Suorituspaikkojen tulee olla puhtaita liasta, hiekasta pölystä, nesteistä tms, jotta minimoidaan liukastumisvaara.
• Kilpailun päätuomarilla on aina oikeus keskeyttää suoritus tai koko kilpailu, mikäli suoritus vaarantaa urheilijan terveyden tai mikäli suorituspaikka / välineistö ei ole riittävän turvallista ja kilpailutarkoitukseen soveltuvaa. Päätuomarilla on myös oikeus keskeyttää urheilijan suoritus selvän ja tavallista suuremman loukkaantumisriskin vuoksi, mikäli urheilija ei kykene riittävällä tasolla itse arvioimaan suorituskykyään.

ENSIAPU

• Liiton toiminnan alaisissa tapahtumissa tapahtuman ensiavun järjestäminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla.
• Liiton suositus on, että jokaisessa kilpailutapahtumassa on paikalla vähintään yksi EA1 – kortin omaava henkilö tai terveydenhuollon ammattilainen, mikäli mahdollista. Esimerkiksi liiton SM- tapahtumissa on aina paikalla sairaan- tai ensihoitaja tai lääkärikoulutuksen omaava henkilö.
• Vakavissa tapauksissa muista aina hälyttää apua 112.
• Kilpailujärjestäjälle on suositeltavaa hankkia kilpailupaikalle perusensiapuvalmiuksia urheiluvammoja, naarmuja jne varten:
  • kylmäpusseja / spray
  • laastareita ja sidetarpeita
  • desinfiointiainetta
  • painesiteitä jne.
• Tapahtuman järjestämisessä on hyvä myös huomioida tapahtumapaikan tarjoamat välineet ja niiden sijaiti – esimerkiksi paarit, deffa jne.

TANKO- JA LAVATIEDOT

Kisoja suunniteltaessa, mittaa ja ilmoita lava- ja tankotiedot, että ne saadaan kilpailijoiden tietoon jo heti, kun kisasta ilmoitetaan. Nämä ilmoitetaan GoogleForms-lomakkeella kilpailuista sovittaessa. Tankojen ja lavatietojen muutoksista tulee liittoa infota studiokisat@tankotanssi.fi vähintään kuukausi ennen tapahtumaa.

• Tangot – kilpasarjan kisoissa mielellään X-Pole 45mm, mutta muitakin tankoja hyväksytään. Tangon vapaa korkeus studiolla väh. 3,00m ja enintään 4m. ja tangot tulevat olla kiinnitettynä katon ja lattian väliin. Mikäli tangot ovat yli 4m korkeat tulee tankoon merkitä teipillä 4m korkeus rajaksi. Lavatankoja ei liiton alaisissa kilpailuissa.
• Alustan tulee olla lajiin soveltuva esim. laminaatti, parketti, muovimatto tai tanssimatto.
• Lavan koko. Huomioi riittävä liikkumatila tankojen ympärille – matalan kynnyksen kilpailuissa mielellään vähintään 2 metriä joka suuntaan tangoista, mahdollisuuksien mukaan enemmän. SM-kisalava 8x8m. Tankojen väli 3m, mutta 2,50-3,25m on ok pienemmissä tapahtumissa.
• Järjestäjän vastuulla on myös varmistua, että käytettävät lajivälineet ovat ammattitaidolla valmistettuja ja riittävän vahvoja rakenteeltaan kestämään suoritusten aiheuttama rasitus. Kilpailun tuomareilla on oikeus perua kilpailu, mikäli kilpailun välineet eivät täytä vaatimuksia kilpailun turvalliseen läpivientiin. Kenraalien jälkeen ja aina 24 kilpailijan jälkeen tulee kaikki tankojen kiinnitykset myös kiristää varmuudeksi.
• Äänentoisto – riittävä äänentoisto, johon saa tietokoneen kytkettyä – kilpailussa tarvitset oman avustajan tähän tehtävään.
• Kuvat, videot, streamit tulee julkaista ensijaisesti ensin liiton kanavissa.

AVUSTAJAT

Liitto on sitoutunut järjestämään kilpailuun tuomariston. Muut avustajat tulevat järjestävän studion puolesta.

Suositusmäärä avustajia on minimissään:

• 2 tankojen puhdistajaa
• 1-2 tuomariavustajaa: Avustajien määrä riippuu tuomaripaneelin koosta. Varmista tuomariavustajien määrä päätuomarilta sähköpostitse ennen kilpailuja. Tuomariavustajan tulee osata Excelin peruskäyttö. Studion tulee huolehtia avustajalle paikalle kannettava tietokone, jolla verkkoyhteys. Tuomariavustaja myös kirjoittaa kunniakirjat. Jos tuomariavustajia on vain yksi, nimetkää muista avustajista joku, joka tarkistaa, että tiedot on siirretty taulukkoon kilpailun lopuksi. Tuomariavustajan yhteystiedot (sähköposti) pitää ilmoittaa päätuomarille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, mielellään vähintään viikkoa ennen kisaa. Tuomariavustajaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä paatuomari@tankotanssi.fi
• 1-2 yleisavustajaa
• musiikkivastaava
• juontaja, joka kutsuu kilpailijat lavalle

Mikäli kilpailijamäärä on yli 12 on suositeltavaa 1-2 lisäavustajan käyttäminen avustajien työtaakan jakamiseksi. Avustajien asusteiden tulee olla mahdollisimman yhtäläiset tai minimissään samansävyiset. Studio voi halutessaan hankkia paikalle valokuvaajan tai videokuvaajan.

ENNEN KILPAILUA

Kun kilpailusta on liiton kanssa sovittu, mietitään alustavaa aikataulua. Huomaa, että tiloja tarvitaan kenraaliin ja kilpailuun, joten varaa tilat riittävän pitkäksi aikaa kilpailujen käyttöön.

• Kenraaliin/tankojen testaukseen varataan riittävästi aikaa ennen varsinaista kilpailua. Kilpailijoille ei välttämättä tarvitse varata aikaa käydä koko kisakoreota läpi. Huolehdi, että ennen kenraalia jonkun pitää olla avaamassa ovet, auttamassa kilpailijoita ja mahdollisesti valvoo ja kellottaa kenraalin, etteivät kilpailijat ylitä omaa aikaansa.
• Kilpailun lopullisen aikataulun suunnittelee ja laskee liitto. Se muodostuu siten, että kutakin suoritusvuoroa varten lasketaan esiintymisaika + 3 minuuttia tankojen puhdistamiseen ja pistelaskuun. Mikäli kilpailun kesto tällä laskukaavalla on yli 3 tuntia, tulee kilpailuun järjestää vähintään 20 min tauot per 3 h tuomareita ja avustajia varten ja yksittäisen sarjan suoritukset on suoritettava saman 3 tunnin jakson aikana. Mikäli sarjassa on enemmän kuin 24 kilpailijaa, tulee kilpailijat jakaa 2 eri ryhmään ja ryhmät sijoittaa omaan 3 h jaksoonsa.
• Yhtä lavaa, tuomariryhmää ja avustajia kohden saa päivässä olla enintään 2 ryhmää eli 48 kilpailijaa. Suuremmissa kilpailijamäärissä tulee olla käytössä joko 2 tuomari- ja avustajaryhmää tai tapahtuma on jaettava useammalle päivälle tai se on järjestettävä useammalla areenalla ja useammalla tuomaripaneelilla. Tämä koskee yleensä lähinnä SM-kilpailuja ja sitä isompia kilpailuja.
• Kenraalin/tankojen testauksen jälkeen on päätuomarin pitämä pakollinen kilpailijakokous.
• Kilpailijakokouksen jälkeen päätuomari pitää tuomariavustajan briiffauksen, jossa tuomariavustajan tulee olla paikalla. Sen jälkeen on tuomarikokous.
• Kun saat tarkan aikataulun ja kilpailujärjestyksen, tiedota siitä myös avustajiasi ja varmista, että he tietävät tehtävänsä kisapäivänä. Tulosta näitä avustajille, kilpailijoiden valmistautumistiloihin sekä tuomaripöydälle.
• Jos sinun tarvitsee tulostaa jotain tuomaristoa varten, saat kilpailuja edeltävällä viikolla ne päätuomarilta sähköpostitse.
• Järjestä kilpailutila ajoissa ennen kisoja. Katso alta.

VALMISTAUDU KILPAILUPÄIVÄÄ VARTEN

Nämä valmistelut on hyvä tehdä jo ennen kilpailupäivää.

• Varmista, että tilasta löytyy ensiapuvälineet.
• Varaa riittävästi tankojen puhdistusaineita ja materiaaleja sekä myös moppi ym. lattian puhdistukseen. Varaa paikalle myös tankojen säätötyökalut varmuuden maksimoimiseksi sekä A-tikapuut.
• Mieti ja järjestä tuomaripöydät ja tuolit, sähkönsaanti tuomaripöydälle sekä riittävä valaistus. Varaa riittävästi pöytätilaa, että siihen mahtuu koko tuomaripaneeli.
• Paras paikka tuomariavustajan pöydälle on päätuomarin takana tai tuomaripöydän päässä. Huolehdi, että tuomariavustajalla on kannettava tietokone ja siinä riittävästi akkua.
• Varmista, että olet tulostanut tuomariston tarvitsemat lomakkeet ja aikataulut.
• Mieti myös yleisön sijainti ja mahdolliset istuimet. Tarkista tiedot vielä ylempää kohdasta: Kilpailuja suunniteltaessa.
• Tarkista äänentoiston toimivuus.
• Varmista, että kaikki avustajat tietävät tehtävänsä ja aikataulut.

KILPAILUN JÄLKEEN

• Päätuomari toimittaa kilpailun lopputulokset liittoon välittömästi kilpailun jälkeen. Liitto tiedottaa kilpailuista ja tuloksista kanaviensa kautta.
• Harrastuskisoissa toive on, että liitto saisi tiedottamiseen muutaman kuvan kilpailuista. Kuvien ei tarvitse olla ammattilaatuisia, myös hyvät, kännykkälaatuiset kuvat riittävät.
• Arvokisoista studio sitoutuu toimittamaan liitolle välittömästi kilpailun jälkeen yhden suoritusvalokuvan (kuvan mukana kuvaajatieto, liitto ei maksa kuvan käytöstä mutta mainitsee kuvaajan nimen uutisoinnissa mikäli se on toimitettu). Täydelliset lajitulokset ja vähintään 10 valokuvaa kuvaajatiedon kera tulee toimittaa liittoon viimeistään 24 tunnin kuluttua tapahtuman päättymisestä.

LIPUNMYYNTI JA MARKKINOINTI

• Studiokisoissa studio on pääjärjestäjänä, joten tee kilpailusta Facebook-tapahtuma, johon tulee tapahtuman perustiedot. Voit halutessasi laittaa Tankotanssiliiton rinnakkaisjärjestäjäksi.
• Kun liitto on julkistanut tapahtuman tapahtumakalenterissaan, markkinoi tapahtumaa paikallisesti – liitolta saat halutessasi apua lehdistötiedotteeseen ja julisteeseen. Jaa julisteita, käytä hyväksi ilmaiset paikallismedioiden kalenterit ja viidakkorumpu sekä omat sosiaalisen median kanavanne ja alueen tapahtumien muut markkinointikanavat.
• Studiokilpailuissa järjestävä studio voi kerätä (pois lukien arvokisat) kilpailijoilta kohtuullisen osallistumismaksun kattamaan studion kuluja. Maksun ja ohjeet liitto tiedottaa Suomisportissa tapahtumassa, mutta studio hoitaa itse maksujen keräämisen.
• Studiokilpailuissa paikallinen järjestäjä voi myydä lippuja omaan lukuunsa. Arvokisojen lipunmyynti tehdään liiton Lippu.fi sopimuksen kautta. Huomioithan, että 1 valmentaja tai huoltaja / kilpailija pääsee ilmaiseksi liiton lisenssillä.
• Tapahtuman mahdollinen taustamainos (liitto toimittaa) on liiton toimintaa ja sen mainokset ovat liiton tuottoa.
• Tapahtuman paikallisissa mainoksissa (julisteet yms) tulee olla liiton logo esillä.
• Liitolla on oikeus tuoda tapahtumaan 3 myyntipistettä veloituksetta omille yhteistyökumppaneilleen. Järjestäjä voi myydä tapahtumaan myyntipisteitä omiin nimiinsä.
• Myös pääsylippujen ennakkomyynti liiton Lippu.fi kautta on mahdollista (komissio ja kaupan kulut 10%).

Nyt voit täyttää Studiokilpailujen hakulomakkeen

Kun kohtaat kysymyksen, mihin sinulla ei ole vastausta – kysy liitosta neuvoja.