Kilpailujen järjestämisen ohjeet jäsenstudioille

Mahtavaa, että olet kiinnostunut järjestämään Suomen Tankotanssiliiton alaisen kilpailun POSAn säännöillä! Lue tällä sivulla olevat ohjeet niin tiedät kuinka järjestät liiton alaisen tapahtuman.

Lataa: Seurakäyttäjän tietosuojaohje
Lataa: Seurakäyttäjän Suomisport
Täytä: Studiokilpailujen hakulomake

Liiton tapahtuman järjestävän tahon tulee olla rekisteröitynyt liiton alueseuraksi ja seuralla on oltava voimassa oleva lisenssi. Liitto on vastuussa kisaa ennen ja jälkeen tapahtuvista asioista ja seura kisapaikasta ja -päivän kulusta. Liitto tiedottaa kilpailuista, sekä ennen että jälkeen kilpailupäivää omien kanaviensa kautta. Liitto huolehtii ilmoittautumisista, tiedottaa kilpailijoita ja hoitaa kilpailuun tuomaripaneelin, joka huolehtii tulokset liitolle kilpailun jälkeen. Liitto toimittaa tapahtumaan kaikille kunniakirjat, mutta vain harrastesarjan karsintakisaan sekä SM-kilpailuun tulee mitalit. Aikataulut kilpailuun laaditaan liiton toimesta yhteistyössä järjestävän seuran kanssa.

Liitto järjestää haun seuraavan vuoden kilpailun järjestäjistä 1-2 kertaa vuodessa, syksyllä ja/tai keväällä. Hausta tiedotetaan seuroille sähköpostitse, sekä liiton nettisivuilla ja somekanavissa. Urheilijoiden tulee allekirjoittaa antidopingsopimus viimeistään kolme kuukautta ennen kisapäivää, joten suunnittele ja ano kisat hyvissä ajoin.

Kilpailuja haetaan Google Forms lomakkeen kautta, joka jaetaan kisahaun yhteydessä. Vastaa kaikkiin kysymyksiin huolellisesti ja tarvittaessa pyydä etukäteen apua sopivien sarjojen ja sääntöjen valintaan. Studiokilpailujen yhteyshenkilönä toimii studiokilpailukoordinaattori studiokilpailut@tankotanssi.fi. Tarkemmat ohjeet löydät alta.

Tapahtuman järjestäjän vastuut

Paikallinen järjestäjä vastaa tapahtuman ensivalmiudesta sekä tarvittaessa vastuuvakuutuksesta, mikäli toiminta ei kuulu Tuplaturva-vakuutuksen piiriin.

  • Mahdollisessa Tuplaturvavakuutuksen korvaamassa asiassa omavastuu veloitetaan kilpailun järjestäjältä. Tuplaturva-vakuutus on liiton etu jäsenseuroilleen. Tapahtumajärjestäjä vastaa tapahtumapaikan vakuutuksista sekä oman toimintansa vastuuvakuutuksista siltä osin kun tapahtuman toiminta ei ole tuplaturvan alaista. Liitto ei vastaa esimerkiksi tapahtumapaikan vaurioista yms.

Tapahtuma tulee järjestää liiton eettisiä sääntöjä ja muita toimintaohjeita noudattaen.

Kilpailujärjestelyt

KILPAILUN SUUNNITTELU

  • Varaa kilpailuun käytettävät tilat riittävän pitkäksi aikaa. Sovi liiton kanssa alustava aikataulu, jossa on varattu riittävästi aikaa sekä kenraaliin että varsinaiseen kilpailuun sen mukaan, mikä on sovittu kilpailijoiden maksimimääräksi.
  • Varmista tilojen riittävyys. Katso alta: KILPAILIJOIDEN TILAT ja TANKO- JA LAVATIEDOT.
  • Selvitä, että saat kisoihin riittävän määrän avustajia. Katso alta: AVUSTAJAT.
  • Huolehdi mahdollisesti tarvittavista viranomaisilmoituksista, musiikin esitysilmoituksista- ja maksuista sekä järjestyksenvalvonnasta.
  • Sovi liiton kanssa kuka tiedottaa mistä ja jotta viestintä on mahdollisimman selkeää ulospäin.
  • Kilpailut järjestetään vain, jos kilpailuun on vähintään 15 ilmoittunutta osallistujaa. Maksimimäärä sovitaan seuran kanssa käytettävien tilojen ja aikataulujen mukaan.

KILPAILUTILAT

  • Kilpailijat tarvitsevat pukuhuoneet, peseytymistilat ja riittävät mahdollisuudet lämmittelyyn.
  • Kilpailunjärjestäjä on velvollinen varaamaan tilan doping-testausta varten. Testeihin tarvitaan kilpailupaikan välittömässä läheisyydessä oleva erillinen tila, jossa on wc. Mikäli SUEK:in testaajat saapuvat paikalle, tulee kilpailunjärjestäjän osoittaa heille tila ja avustaa testaajia heidän toiveidensa mukaan (mm. kilpailijalistat, tulokset). Kilpailunjärjestäjän tulee varautua myös siihen, että testiryhmä tarvitsee täysi-ikäisiä henkilöitä dopingtestin saattajiksi toimimaan osana testiryhmää. Tutustu myös SUEKin ohjeeseen kilpailunjärjestäjille.
  • Yleisön ja kilpailusuoritusten välissä tulee olla vähintään riittävä turvaetäisyys ja yleisö ei saa olla 3 metriä lähempänä tuomareita. Yleisön pääsy turva-alueelle on estettävä ja kilpailun järjestäjän/järjestyksenvalvonnan tulee valvoa turvaetäisyyden riittävyyttä.
  • Tapahtuman järjestäjän tulee huomioida kilpailutapahtumissa toimet, joilla pyritään poistamaan ylimääräiset riskit loukkaantumista ja tapaturmista:
    • Käytettävän välineistön tulee olla laadukkaasti valmistettua ja käyttötarkoitukseen soveltuvaa.
    • Suorituspaikkojen tulee olla puhtaita liasta, hiekasta pölystä, nesteistä jne, jotta minimoidaan liukastumisvaara.
  • Kilpailun päätuomarilla on aina oikeus keskeyttää suoritus tai koko kilpailu, mikäli suoritus vaarantaa urheilijan terveyden tai mikäli suorituspaikka/-välineistö ei ole riittävän turvallista ja kilpailutarkoitukseen soveltuvaa. Päätuomarilla on myös oikeus keskeyttää urheilijan suoritus selvän ja tavallista suuremman loukkaantumisriskin vuoksi, mikäli urheilija ei kykene riittävällä tasolla itse arvioimaan suorituskykyään.

ENSIAPU

  • Liiton toiminnan alaisissa tapahtumissa tapahtuman ensiavun järjestäminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Vakavissa tapauksissa muista aina hälyttää apua 112.
  • Liiton suositus on, että jokaisessa kilpailutapahtumassa on paikalla vähintään yksi EA1 – kortin omaava henkilö tai terveydenhuollon ammattilainen. Liiton SM- tapahtumissa on aina paikalla sairaan- tai ensihoitaja tai lääkärikoulutuksen omaava henkilö.
  • Kilpailujärjestäjälle on suositeltavaa hankkia kilpailupaikalle perusensiapuvalmiuksia kuten kylmäpusseja/-spray, laastareita ja sidetarpeita, desinfiointiainetta, painesiteitä jne. Tapahtuman järjestämisessä on hyvä myös huomioida tapahtumapaikan tarjoamat välineet ja niiden sijainti – esimerkiksi paarit, defibrillaattori jne.

TANKO- JA LAVATIEDOT

Kisoja suunniteltaessa, mittaa ja ilmoita lava- ja tankotiedot ja ilmoita ne Google Forms-lomakkeella kilpailuista sovittaessa, jotta ne saadaan kilpailijoiden tietoon jo, kun kisasta ilmoitetaan. Muutoksista tulee infota studiokisat@tankotanssi.fi vähintään kuukausi ennen tapahtumaa.

  • TANGOT: Kilpasarjan kisoissa mielellään X-Pole 45mm, mutta muitakin tankoja hyväksytään. Tangon vapaa korkeus studiolla on vähintään 3 metriä ja enintään 4 metriä. Mikäli tangot ovat yli 4 metriä korkeat tulee tankoon merkitä teipillä 4 metrin korkeus rajaksi. Suosittelemme kiinteitä tankoja, mutta myös lavatankojen käyttöä voidaan tilannekohtaisesti harkita.
  • ALUSTA: Alustan tulee olla lajiin soveltuva esim. laminaatti, parketti, muovimatto tai tanssimatto.
  • LAVA JA LAVAN KOKO: Huomioi riittävä liikkumatila tankojen ympärille – matalan kynnyksen kilpailuissa mielellään vähintään 2 metriä joka suuntaan tangoista, mahdollisuuksien mukaan enemmän. SM-kisalavan tulee olla 8x8metriä. Tankojen välinen etäisyys 3 metriä, mutta 2,50-3,25 metriä on hyväksytty pienemmissä tapahtumissa.
  • ÄÄNENTOISTO: Riittävä äänentoisto, johon saa tietokoneen kytkettyä. Kilpailussa tarvitset oman avustajan tähän tehtävään.

Järjestäjän vastuulla on myös varmistua, että käytettävät lajivälineet ovat ammattitaidolla valmistettuja ja riittävän vahvoja rakenteeltaan kestämään suoritusten aiheuttama rasitus. Kilpailun tuomareilla on oikeus perua kilpailu, mikäli kilpailun välineet eivät täytä vaatimuksia kilpailun turvalliseen läpivientiin. Kenraaliharjoitusten ja aina 24 kilpailijan jälkeen tulee kaikki tankojen kiinnitykset myös kiristää varmuudeksi.

Kuvat, videot, livelähetykset julkaistaan ensijaisesti ensin liiton kanavissa.

AVUSTAJAT

Liitto on sitoutunut järjestämään kilpailuun tuomariston, mutta muut avustajat tulevat järjestävän studion puolesta.
Suositusmäärä avustajia per tehtävä on minimissään:

  • 2 tankojen puhdistajaa,
  • 1-2 yleisavustajaa,
  • musiikkivastaava,
  • juontaja, joka kutsuu kilpailijat lavalle.

Huolehdithan, että joku avustajista, esimerkiksi yksi yleisavustajista, huolehtii kunniakirjojen kirjoittamisesta.

Mikäli kilpailijamäärä on yli 12 on 1-2 lisäavustajan käyttäminen suositeltavaa avustajien työtaakan jakamiseksi. Avustajien asusteiden tulee olla mahdollisimman yhtäläiset tai minimissään saman sävyiset. Studio voi halutessaan hankkia paikalle valokuvaajan tai videokuvaajan.

ENNEN KILPAILUA

Kun kilpailusta on sovittu, mietitään alustavaa aikataulua. Huomioithan, että tiloja tarvitaan kenraaliin ja kilpailuun, joten varaa tilat riittävän pitkäksi aikaa kilpailujen käyttöön.

  • Kenraaliin/tankojen testaukseen varataan riittävästi aikaa ennen varsinaista kilpailua. Kilpailijoille ei välttämättä tarvitse varata aikaa käydä koko kisakoreota läpi. Huolehdi, että ennen kenraalia jonkun pitää olla avaamassa ovet, auttamassa kilpailijoita ja mahdollisesti valvoo ja kellottaa kenraalin, etteivät kilpailijat ylitä omaa aikaansa.
  • Kilpailun lopullisen aikataulun suunnittelee ja laskee liitto siten, että kutakin suoritusvuoroa varten lasketaan esiintymisaika + 3 minuuttia tankojen puhdistamiseen ja pistelaskuun. Mikäli kilpailun kesto on yli 3 tuntia, tulee kilpailuun järjestää vähintään 20 min tauot per 3 h tuomareita ja avustajia varten ja yksittäisen sarjan suoritukset on suoritettava saman 3 tunnin jakson aikana. Mikäli sarjassa on enemmän kuin 24 kilpailijaa, tulee kilpailijat jakaa 2 eri ryhmään ja ryhmät sijoittaa omaan 3 h jaksoonsa.
  • Yhtä lavaa, tuomariryhmää ja avustajia kohden saa päivässä olla enintään 2 ryhmää eli 48 kilpailijaa. Suuremmissa kilpailijamäärissä tulee olla käytössä joko 2 tuomari- ja avustajaryhmää tai tapahtuma on jaettava useammalle päivälle tai se on järjestettävä useammalla areenalla ja useammalla tuomaripaneelilla. Tämä koskee yleensä lähinnä SM-kilpailuja ja sitä isompia kilpailuja.
  • Kenraaliharjoituksen/tankojen testauksen jälkeen on päätuomarin pitämä pakollinen kilpailijakokous.
  • Kun saat tarkan aikataulun ja kilpailujärjestyksen, tiedota siitä myös avustajiasi ja varmista, että he tietävät tehtävänsä kisapäivänä. Tulosta näitä avustajille, kilpailijoiden valmistautumistiloihin sekä tuomaripöydälle.
  • Jos sinun tarvitsee tulostaa jotain tuomaristoa varten, saat ne kilpailuja edeltävällä viikolla päätuomarilta sähköpostitse.
  • Järjestä kilpailutila ajoissa ennen kisoja alla olevien ohjeiden mukaan.

VALMISTAUDU KILPAILUPÄIVÄÄ VARTEN

Nämä valmistelut on hyvä tehdä jo ennen kilpailupäivää.

  • Varmista, että tilasta löytyy ensiapuvälineet.
  • Varaa riittävästi tankojen puhdistusaineita ja materiaaleja sekä myös moppi ym. lattian puhdistukseen. Varaa paikalle myös tankojen säätötyökalut varmuuden maksimoimiseksi sekä A-tikapuut.
  • Mieti ja järjestä tuomaripöydät ja tuolit, sähkönsaanti tuomaripöydälle sekä riittävä valaistus. Varaa riittävästi pöytätilaa, että siihen mahtuu koko tuomaripaneeli.
  • Varmista, että olet tulostanut tuomariston tarvitsemat lomakkeet ja aikataulut.
  • Mieti myös yleisön sijainti ja mahdolliset istuimet. Tarkista tiedot vielä ylempää kohdasta: KILPAILUN SUUNNITTELU.
  • Tarkista äänentoiston toimivuus.
  • Varmista, että kaikki avustajat tietävät tehtävänsä ja aikataulut.

OHJEISTUKSET PALKINTOJEN JAKOON JA TULOSTEN JULKAISUUN STUDIOKILPAILUISSA

Urheilija saa pisteensä tietoon sähköisestä Dififculty sheetistään välittömästi suorituksen pisteytyksen jälkeen. Lisäksi kilpailuissa voi olla haastattelupiste (“Kiss n Cry”), jossa odotellaat pisteiden julkaisua (esim. SM-kilpailut). Mikäli kilpailuissa on haastattelupiste, pyydämme huolehtimaan siitä, että urheilijalla on mahdollisuus myös kieltäytyä haastattelusta. 

Haastattelupisteelle urheilijan kanssa tulee ensisijaisesti hänen kilpailuihin ilmoittamansa lisensillinen huoltaja/valmentaja. Tämän puuttuessa on mahdollista, että tukena on joku muu kisapassillinen tukihenkilö. Huomioitava kuitenkin, että haastattelupisteelle tulee urheilijan lisäksi korkeintaan vain yksi (1) henkilö.

Osallistuminen oman sarjan palkintojenjakoon on pakollista. Palkintojenjaossa ollaan kisa-asussa. Palkintojenjako voidaan järjestää aikataulun mukaan joko kilpailupäivän päätteeksi tai ajan salliessa kahdessa osassa, ensimmäinen ennen taukoa ja toinen päivän päätteeksi.

Kaikki ko. palkintojenjaossa mukana olevat urheilijat tulevat lavalle tai muuhun sille osoitetulle paikalle palkintojenjaon alussa. Lavalla haetaan kunniakirjat ja mahdolliset palkinnot (karsintakilpailuissa mitalit) sijoille 3., 2., ja 1. tässä järjestyksessä yksittäin nimi ja seura mainiten.

Harrastetason studiokilpailussa mainitaan pelkät sijoitukset, harrastetason karsintakilpailuissa ja kilpatason kilpailuissa voidaan mainita myös pisteet. 

Kuvan ottamisen jälkeen 1.-3. sijalle sijoittuneet urheilijat siirtyvät takaisin riviin odottamaan seuraavien sarjojen tulosten julkistamista. Huomaathan, että kilpailijalla on oikeus olla kuvassa siten, etteivät omat pisteet näy kunniakirjassa – etenkin niissä kilpailuissa, joissa pisteitä ei liiton puolesta julkaista. Kaikki ko palkintojenjakoon osallistuvat sarjat palkitaan samaa kaavaa noudattaen. Vasta tämän jälkeen urheilijat poistuvat lavalta, jossa jaetaan kunniakirjat 4. sijasta eteenpäin sijoittuneille.

Kilpailun järjestäjiä pyydetään huolehtimaan, että mikäli jossain sarjassa on vain 4 osallistujaa, tämän sarjan palkinnot jaetaan yhdessä jonkun toisen sarjan kanssa. Täten lavalla ei ole tilannetta, että lavalla palkitun kolmikon lisäksi lavalle jää yksi urheilija, jolla ei ole vielä kunniakirjaa.

Liiton alaisissa kilpailuissa ei jaeta muita palkintoja tai kunniamainintoja muilla perusteilla kuin pisteiden mukaiset sijoitukset.

Mikäli kilpailuissa on anti-dopingtestaus, ohjeistavat paikalle tulevat testaajat kisajärjestäjiä. Testiin valitut urheilijat saavat osallistua normaalisti palkintojenjakoon ja kuvien ottamiseen sen jälkeen, mutta he eivät saa poistua testaajan valvonnasta ennen kuin testi on suoritettu.

KILPAILUN JÄLKEEN

  • Päätuomari toimittaa kilpailun lopputulokset liittoon välittömästi kilpailun jälkeen. Liitto tiedottaa kilpailuista ja tuloksista kanaviensa kautta.
  • Harrastetason kansallisissa kilpailuissa liitto ei julkaise kisaajien pisteitä, vaan pelkät sijoitukset. Kilpailutapahtumassa juontaja voi kertoa pisteet kolmen (3) parhaiten sijoittuneen osalta. Kaikki kilpailijat saavat tietää omat pisteensä ja ne tulevat näkyviin kilpailijoille jaettaviin kunniakirjoihin, sekä difficulty sheet:iin. Mikäli kilpailija ei halua julkaista pisteitään, voi hän jättää kunniakirjan pois esimerkiksi valokuvissa tai kääntää sen kuvaan nurin päin. Poikkeuksena tässä harrastetason karsintakilpailu, jossa julkaistaan kaikkien osallistujien pisteet.
  • Harrastekisoista toive on, että liitto saisi tiedottamiseen muutaman kuvan kilpailuista. Kuvien ei tarvitse olla ammattilaatuisia, myös hyvät, kännykkälaatuiset kuvat riittävät.
  • Arvokisoista studio sitoutuu toimittamaan liitolle välittömästi kilpailun jälkeen yhden suoritusvalokuvan (kuvan mukana kuvaajatieto, liitto ei maksa kuvan käytöstä mutta mainitsee kuvaajan nimen uutisoinnissa mikäli se on toimitettu). Täydelliset lajitulokset ja vähintään 10 valokuvaa kuvaajatiedon kera tulee toimittaa liittoon viimeistään 24 tunnin kuluttua tapahtuman päättymisestä.

LIPUNMYYNTI JA MARKKINOINTI

  • Studiokisoissa studio on pääjärjestäjänä, joten voit tehdä kilpailusta Facebook-tapahtuman, johon tulee tapahtuman perustiedot. Voit halutessasi laittaa Tankotanssiliiton rinnakkaisjärjestäjäksi.
  • Kun liitto on julkistanut tapahtuman tapahtumakalenterissaan, markkinoi tapahtumaa paikallisesti – liitolta saat halutessasi apua lehdistötiedotteeseen ja julisteeseen. Jaa julisteita, käytä hyväksi ilmaiset paikallismedioiden kalenterit, omat sosiaalisen median kanavat ja alueen tapahtumien muut markkinointikanavat.
  • Kaikissa liiton kilpailuissa kerätään vuodesta 2025 lähtien osallistumismaksu. Osallistumismaksu kerätään ilmoittautumisen yhteydessä Suomisportissa. Paikallinen järjestäjä laskuttaa liitolta 80% osallistumismaksuista. Laskutusohjeen saat studiokilpailukoordinaattorilta. Liiton veloittamat osallistumismaksut ovat verottomia.
  • Paikallinen järjestäjä voi myydä lippuja. Arvokisojen lipunmyynti tehdään liiton lippu.fi sopimuksen kautta. Huomioithan, että 1 valmentaja tai huoltaja per kilpailija pääsee ilmaiseksi liiton lisenssillä.
    • Pääsylippujen ennakkomyynti on mahdollista myös liiton lippu.fi kautta (komissio ja kaupan kulut 20%). Järjestävä seura laskuttaa 80% lipunmyyntituloista liitolta tapahtuman jälkeen. Laskutusohjeet saat studiokisakoordinaattorilta. Lipunmyynti sisältää voimassa olevan arvonlisäveron. 
  • Tapahtuman mahdollinen taustamainos (liitto toimittaa) on liiton toimintaa ja sen mainokset ovat liiton tuottoa.
  • Tapahtuman paikallisissa mainoksissa (julisteet yms) tulee olla liiton logo esillä. Tutustu logon käyttöön.
  • Liitolla on oikeus tuoda tapahtumaan 3 myyntipistettä veloituksetta omille yhteistyökumppaneilleen. Järjestäjä voi myydä tapahtumaan myyntipisteitä omiin nimiinsä. Huomioi, että mainostettavat kumppanit eivät saa olla ristiriidassa liiton pääkumppanien kanssa – tarvittaessa varmista asia liitosta.

Nyt voit täyttää Studiokilpailujen hakulomakkeen. Kun kohtaat kysymyksen, mihin sinulla ei ole vastausta – kysy liitosta neuvoja.