Seurakäyttäjän ohjeet

Lataa: Seurakäyttäjän tietosuojaohje
Lataa: Seurakäyttäjän Suomisport

Miten järjestän liiton alaisen tapahtuman?

Mahtavaa, olet kiinnostunut järjestämään Suomen Tankotanssiliiton alaisen kilpailun POSAn säännöillä!

Liiton tapahtuman järjestävän tahon tulee olla rekisteröitynyt liiton alueseuraksi ja seuralla on oltava voimassa oleva lisenssi.

Yksinkertaistettuna liitto on vastuussa kisaa ennen ja jälkeen tapahtuvista asioista ja seura kisapaikasta ja kisapäivän kulusta (pois lukien tuomaripaneelin hankkiminen). Liitto tiedottaa kilpailuista, sekä ennen että jälkeen kilpailupäivää kanaviensa kautta. Liitto huolehtii ilmoittautumisista, tiedottaa kilpailijoita ja hoitaa kilpailuun tuomaripaneelin, joka huolehtii tulokset liitolle kilpailun jälkeen.

Liitto toimittaa tapahtumaan kunniakirjat ja useimmiten myös liiton kumppaneiden tuotepalkintoja. Paikallinen järjestäjä voi halutessaan lisätä palkintojen määrää omien kumppaniensa kautta. Huomioi, että mainostettavat kumppanit eivät saa olla ristiriidassa liiton pääkumppanien kanssa – tarvittaessa varmista asia liitosta.

Aikataulut laaditaan yhteistyössä järjestävän seuran kanssa.

Muista, että urheilijoiden tulee allekirjoittaa antidopingsopimus viimeistään kolme kuukautta ennen kisapäivää. Suunnittele ja ano kisat hyvissä ajoin. Liitto koostaa seuraavan vuoden kisakalenterin marraskuussa, jolloin viimeistään sovitaan myös studiokisojen ajankohta.

Hae kilpailuja liitosta vapaamuotoisella sähköpostilla info@tankotanssi.fi – ehdota taso, päivämäärä ja paikka – hyväksynnän jälkeen saat lisäohjeet. Voit tarvittaessa pyytää etukäteen apua sopivien sarjojen ja sääntöjen valintaan.

Tarkemmat ohjeet löydät alta.

KILPAILUJA SUUNNITELTAESSA

  • Varaa kilpailuun käytettävät tilat riittävän pitkäksi aikaa. Sovi liiton kanssa alustava aikataulu, jossa on varattu riittävästi aikaa sekä kenraaliin että varsinaiseen kilpailuun sen mukaan, mikä on sovittu kilpailijoiden maksimimääräksi.
  • Varmista tilojen riittävyys. Katso alta: KILPAILIJOIDEN TILAT ja TANKO- JA LAVATIEDOT
  • Selvitä, että saat kisoihin riittävän määrän avustajia.
  • Huolehdi mahdollisesti tarvittavista viranomaisilmoituksista ja musiikin esitysilmoituksista- ja maksuista sekä järjestyksenvalvonnasta.
  • Sovi liiton kanssa kuka tiedottaa mistä ja koska, että viestintä on mahdollisimman selkeää ulospäin.

KILPAILUTILAT

  • Kilpailijat tarvitsevat pukuhuoneet ja peseytymistilat sekä riittävät mahdollisuudet lämmittelyyn.
  • Kilpailupaikan välittömässä läheisyydessä tulee olla myös erillinen tila, jossa on saniteettitilayhteys mahdollista dopingtestausta varten.
  • Yleisön ja kilpailun suoritusten välissä tulee olla vähintään riittävä turvaetäisyys ja yleisö ei saa olla 3 metriä lähempänä tuomareiden takana. Yleisön pääsy turva-alueelle on estettävä esim. nauhalla ja kilpailun järjestäjän/järjestyksenvalvonnan tulee valvoa turvaetäisyyden riittävyyttä.
  • Kilpailun järjestäjän tulee tapahtuman suunnittelussa huomioida myös normaalit ensiaputarvikkeet kuten kylmäpussit, laastarit jne saatavaksi kilpailupaikalle perusurheiluvammojen ensiaputaitojen lisäksi. Suurempien vammojen ensiapuvalmius on suositeltavaa.

TANKO- JA LAVATIEDOT

Kisoja suunniteltaessa, mittaa ja ilmoita lava- ja tankotiedot, että ne saadaan kilpailijoiden tietoon jo heti, kun kisasta ilmoitetaan.

  • Tangot – kilpasarjan kisoissa mielellään X-Pole 45mm, mutta muitakin tankoja hyväksytään. Tangon vapaa korkeus studiolla väh. 3,00m ja enintään 4m. ja tangot tulevat olla kiinnitettynä katon ja lattian väliin. Mikäli tangot ovat yli 4m korkeat tulee tankoon merkitä teipillä 4m korkeus rajaksi. Stageja voidaan käyttää harrastekisoissa. Stageissa ei saa olla jalkoja, jotka vaikeuttavat lavan käyttöä.
  • Alustan tulee olla lajiin soveltuva esim. laminaatti, parketti, muovimatto tai tanssimatto.
  • Lavan koko. Huomioi riittävä liikkumatila tankojen ympärille – matalan kynnyksen kilpailuissa mielellään vähintään 2 metriä joka suuntaan tangoista, mahdollisuuksien mukaan enemmän. SM-kisalava 7x8m. Tankojen väli 3m, mutta 2,50-3,25m on ok pienemmissä tapahtumissa.
  • Järjestäjän vastuulla on myös varmistua, että käytettävät lajivälineet ovat ammattitaidolla valmistettuja ja riittävän vahvoja rakenteeltaan kestämään suoritusten aiheuttama rasitus. Kilpailun tuomareilla on oikeus perua kilpailu, mikäli kilpailun välineet eivät täytä vaatimuksia kilpailun turvalliseen läpivientiin. Kenraalien jälkeen ja aina 24 kilpailijan jälkeen tulee kaikki tankojen kiinnitykset myös kiristää varmuudeksi.
  • Äänentoisto – riittävä äänentoisto, johon saa tietokoneen kytkettyä – kilpailussa tarvitset oma avustajan tähän tehtävään.

AVUSTAJAT

Liitto on sitoutunut järjestämään kilpailuun tuomariston. Muut avustajat tulevat järjestävän studion puolesta.

Suositusmäärä avustajia on minimissään:

  • 2 tankojen puhdistajaa
  • 1 tuomariavustaja, joka osaa Excelin peruskäytön. Studion tulee huolehtia avustajalle paikalle kannettava tietokone, jolla verkkoyhteys. Tuomariavustaja myös kirjoittaa kunniakirjat. Tuomariavustajaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä paatuomari@tankotanssi.fi
  • 1-2 yleisavustajaa
  • musiikkivastaava
  • juontaja, joka kutsuu kilpailijat lavalle

Mikäli kilpailijamäärä on yli 12 on suositeltavaa 1-2 lisäavustajan käyttäminen avustajien työtaakan jakamiseksi. Avustajien asusteiden tulee olla mahdollisimman yhtäläiset tai minimissään samansävyiset. Studio voi halutessaan hankkia paikalle valokuvaajan tai videokuvaajan.

ENNEN KILPAILUA

Kun kilpailusta on liiton kanssa sovittu, mietitään alustavaa aikataulua. Huomaa, että tiloja tarvitaan kenraaliin ja kilpailuun, joten varaa tilat riittävän pitkäksi aikaa kilpailujen käyttöön.

  • Kenraaliin/tankojen testaukseen varataan riittävästi aikaa ennen varsinaista kilpailua. Kilpailijoille ei välttämättä tarvitse varata aikaa käydä koko kisakoreota läpi. Huolehdi, että ennen kenraalia jonkun pitää olla avaamassa ovet, auttamassa kilpailijoita ja mahdollisesti valvoo ja kellottaa kenraalin, etteivät kilpailijat ylitä omaa aikaansa.
  • Kilpailun lopullisen aikataulun suunnittelee ja laskee liitto. Se muodostuu siten, että kutakin suoritusvuoroa varten lasketaan esiintymisaika + 3 minuuttia tankojen puhdistamiseen ja pistelaskuun. Mikäli kilpailun kesto tällä laskukaavalla on yli 3 tuntia, tulee kilpailuun järjestää vähintään 20 min tauot per 3 h tuomareita ja avustajia varten ja yksittäisen sarjan suoritukset on suoritettava saman 3 tunnin jakson aikana. Mikäli sarjassa on enemmän kuin 24 kilpailijaa, tulee kilpailijat jakaa 2 eri ryhmään ja ryhmät sijoittaa omaan 3 h jaksoonsa.
  • Yhtä lavaa, tuomariryhmää ja avustajia kohden saa päivässä olla enintään 2 ryhmää eli 48 kilpailijaa. Suuremmissa kilpailijamäärissä tulee olla käytössä joko 2 tuomari- ja avustajaryhmää tai tapahtuma on jaettava useammalle päivälle tai se on järjestettävä useammalla areenalla ja useammalla tuomaripaneelilla. Tämä koskee yleensä lähinnä SM-kilpailuja ja sitä isompia kilpailuja.
  • Kenraalin/tankojen testauksen jälkeen on päätuomarin pitämä pakollinen kilpailijakokous.
  • Kilpailijakokouksen jälkeen päätuomari pitää tuomariavustajan briiffauksen, jossa tuomariavustajan tulee olla paikalla. Sen jälkeen on tuomarikokous.
  • Kun saat tarkan aikataulun ja kilpailujärjestyksen, tiedota siitä myös avustajiasi ja varmista, että he tietävät tehtävänsä kisapäivänä. Tulosta näitä avustajille, kilpailijoiden valmistautumistiloihin sekä tuomaripöydälle.
  • Kilpailuja edeltävällä viikolla saat päätuomarilta sähköpostitse tuomaristolle tulostettavat lomakkeet ja muut paperit sekä ohjeet niiden tulostamiseen.
  • Järjestä kilpailutila ajoissa ennen kisoja. Katso alta.

KILPAILUPÄIVÄN VALMISTELUT

  • Varmista, että tilasta löytyy ensiapuvälineet.
  • Varaa riittävästi tankojen puhdistusaineita ja materiaaleja sekä myös moppi ym. lattian puhdistukseen. Varaa paikalle myös tankojen säätötyökalut varmuuden maksimoimiseksi sekä A-tikapuut.
  • Mieti ja järjestä tuomaripöydät ja tuolit, sähkönsaanti tuomaripöydälle sekä riittävä valaistus. Varaa riitävästi pöytätilaa, että siihen mahtuu koko tuomaripaneeli.
  • Paras paikka tuomariavustajan pöydälle on päätuomarin takana tai tuomaripöydän päässä. Huolehdi, että tuomariavustajalla on kannettava tietokone ja siinä riittävästi akkua.
  • Varmista, että olet tulostanut tuomariston tarvitsemat lomakkeet ja aikataulut.
  • Mieti myös yleisön sijainti ja mahdolliset istuimet. Tarkista tiedot vielä ylempää kohdasta: Kilpailuja suunniteltaessa.
  • Tarkista äänentoiston toimivuus.
  • Varmista, että kaikki avustajat tietävät tehtävänsä ja aikataulut.

KILPAILUN JÄLKEEN

  • Päätuomari toimittaa kilpailun lopputulokset liittoon välittömästi kilpailun jälkeen. Liitto tiedottaa kilpailuista ja tuloksista kanaviensa kautta.
  • Harrastuskisoissa toive on, että liitto saisi tiedottamiseen muutaman kuvan kilpailuista. Kuvien ei tarvitse olla ammattilaatuisia, myös hyvät, kännykkälaatuiset kuvat riittävät.
  • Arvokisoista studio sitoutuu toimittamaan liitolle välittömästi kilpailun jälkeen yhden suoritusvalokuvan (kuvan mukana kuvaajatieto, liitto ei maksa kuvan käytöstä mutta mainitsee kuvaajan nimen uutisoinnissa mikäli se on toimitettu). Täydelliset lajitulokset ja vähintään 10 valokuvaa kuvaajatiedon kera tulee toimittaa liittoon viimeistään 24 tunnin kuluttua tapahtuman päättymisestä.

LIPUNMYYNTI JA MARKKINOINTI

  • Liitto tekee kilpailusta Facebook-tapahtuman, johon tulee tapahtuman perustiedot. Voit halutessasi olla tapahtumassa rinnakkaisjärjestäjänä.
  • Kun liitto on julkistanut tapahtuman, markkinoi tapahtumaa paikallisesti – liitolta saat halutessasi apua lehdistötiedotteeseen ja julisteeseen. Jaa julisteita, käytä hyväksi ilmaiset paikallismedioiden kalenterit ja viidakkorumpu sekä omat sosiaalisen median kanavanne ja alueen tapahtumien muut markkinointikanavat.
  • Studiokilpailuissa paikallinen järjestäjä voi myydä lippuja omaan lukuunsa. Arvokisojen lipunmyynti tehdään liiton Lippu.fi sopimuksen kautta. Huomioithan, että 1 valmentaja tai huoltaja / kilpailija pääsee ilmaiseksi liiton lisenssillä.

Kun kohtaat kysymyksen, mihin sinulla ei ole vastausta – kysy liitosta neuvoja.